これがなくては仕事にならない!必携のクラウドツール7選。

20161006

個人で仕事をするうえで、クラウドツールは大きな助けになります。

今日は、僕の仕事に無くてはならない7つのクラウドツールを紹介します。

 

Gmail

Gmail - Google の無料ストレージとメール
Gmail はすべての Android 端末、iOS 端末、パソコンでご利用いただけます。メールの整理、共同編集、友だちへの通話を受信トレイから直接行えます。

 

説明するまでもありません。

たんなるツールの枠を超えて、もはやWeb上のインフラともいえるGmail。

一人一つはアカウントをお持ちといっても過言ではないでしょう。

 

基本的にプライベート用のメールアドレスとして使用していますが、 仕事用のメールもGmailアカウントで確認できるようにしています。

受信メールアカウントを追加 | Gmail の使い方
Google Apps の Gmail では、Google Apps アカウントのメールアドレスの他に、別のメールアドレスを 5つまで追加して受信することができます。Google Apps の他のユーザ...

 

こうしておくと、PCを持ち歩いてないときでも簡単にメールが確認できるので、とても便利です。

 

Googleカレンダー

Googleカレンダーの使い方ガイド 28記事 | ミライFAN [ミライファン]
【ミライFAN】Googleカレンダー(グーグルカレンダー)とは、Web上でスケジュールの管理や共有ができるサービスです。友人たちと共有するだけでなく、スマートフォンア...

 

こちらも説明は不要かと思います。

Web上でスケジュール管理が簡単にできるクラウドサービスです。

僕は6年くらい前からスケジュール管理をGoogleカレンダーに切り替えて、紙の手帳は使わなくなりました。

クラウドサービスなので、PCでもスマホでも完全同期がとれているのが何より便利です。

ちなみにスマホ用のアプリはRefills(Android版)を使っています。

 

Googleフォト

Google フォト - 思い出を何枚でも保存、見たいときにはすぐに見つかる
すべての写真が安全にバックアップされ、ラベルで自動的に整理されるので、目的の写真をすばやく見つけて自分好みに編集し、共有できます。

 

Googleのフォト・ストレージサービスです。

1600万画素までの写真であれば、無料&無制限でオンライン上に保存可能、それを超える写真や動画は、自動的にリサイズされるようです。 

 

スマホやデジカメで簡単に写真が撮れるのは良いのですが、問題は撮りためた写真の保存先。

データ消失の危険性を考えるとクラウド上に保存するほうが安全と考え、現在はすべての写真をGoogleフォトに保存しています。

 

無料・無制限 というだけでも十分すごいのですが、Googleフォトにはアシスタント機能があり、自動的にコラージュやアルバムを作成し、通知してくれます。3年前の今日の写真を通知してくれたり、旅行先の写真を自動的にアルバムにしてくれたりといった機能です。

「去年の今頃はこんなことしてたんだな」なんて、忘れた記憶を呼び起こしてくれる嬉しい機能です。

 

Evernote

思いついたことを簡単に記録できます。
Evernote は単なるメモ帳とは違います。思いついたアイデアから大事なプロジェクトまで必要な情報を一ヶ所にまとめながら、お使いのスマートフォン・パソコン・タブレッ...

 

これも定番のクラウドサービス。

あらゆる情報を手軽に、Web上に格納・一元管理できるサービスです。

僕の場合、

  • Web上の有用な記事
  • あとで読みたい論文
  • ブログネタ
  • 契約書PDF
  • 仕事用のチェックリスト

などの保管に使っています。

Chromeブラウザの場合、ホームページを切り取って、Evernoteに簡単に保存できるエクステンションがあるので、これを使うと便利です。

 

残念なのは、最近の価格改定で、無料プランでは、アカウントへの接続が2台までに制限されること。スマホで利用する場合には、接続できるPCは1台限りとなります。複数PCで利用したい場合は有料プランに切り替える必要があります。

 

Dropbox

Dropbox
Dropbox simplifies the way you create, share and collaborate. Bring your photos, docs, and videos anywhere and keep your files safe.

 

定番のオンライン・ストレージサービス。

無料で2GBまでの利用が可能です。 

主にビジネス用途で、仕事用で作成した電子ファイルの保管や、お客様とのデータの受け渡し(フォルダの共有設定により可能)に利用しています。

Dropboxはストレージサービスの老舗だけあって、他の様々なサービスとの連携があることも利点のひとつです。

WordPressで運営している事務所HPやこのブログのバックアップ・ファイルも、Dropboxに保管しています。

 

OneDrive

 

Microsoftが運営するストレージサービスです。

基本的にDropboxと同様のサービスですが、Office365を利用していると1TB!が無料で利用できるところが優れもの。

一般法人向け Office 365 とは
いつでも、どこでも最新の Office が使えることに加え、電子メール、スケジュール、ドキュメントの共有、オンライン会議、インスタント メッセージング、Web アプリケー...

 

僕はOffice製品をOffice365 Businessで契約しているため、1TBの大容量が使い放題です。

上記の通りDropboxの容量が2GBと少なめなので、長期保存用のデータはOneDriveに移し替えるというように、使い分けています。

 

ChatWork

チャットワーク(ChatWork)|ビジネスが加速するクラウド会議室
チャットワーク(ChatWork)は、あなたのビジネスを加速するために生まれたクラウド会議室です。

 

チャット用のアプリ。ビジネス版のLINEと考えていただければ結構です。

仕事上のやり取りはまだまだメールがメインですが、僕の事務所のお客様とは、基本ChatWorkを利用させてもらっています。

理由は、

  • メールよりもスピーディー
  • セキュリティがしっかりしている
  • 誤送信のリスクが少ない
  • 音声通話やWeb会議も可能

 といった点を評価してのものです。

メールを使い慣れていないお年寄りの方でもチャットだと簡単に使えるようで、当事務所のお客様にもおおむね好評です。

 

以上、クラウドサービスに関するご紹介でした。

 

今日はこんなところで。
それではまた。

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■Editor’s Note

昨日は、終日申告ソフトの研修を受講。
今日は、HPの改訂と夕方から税理士会支部での研修に出席します。 

■Today’s article

今日はお休みします。 

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ABOUTこの記事をかいた人

東京都世田谷区で開業している公認会計士・税理士です。大手監査法人、M&Aコンサル、税理士法人を経て2016年9月に独立開業しました。妻と息子の3人暮らし。海外サッカーと囲碁が大好き。英語、数学を勉強中。 ブログでは、税務・会計の話題や仕事術、日々の出来事などを気ままに綴ります。