知ってると得するエクセルTips〜空白セルに直上のセル内容を一瞬で入力する方法

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大塚・歳勝土遺跡公園にて。

 

今回は、知ってると得するエクセルの小技を紹介します。

 

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空白のセルに直上のセル内容をコピーしたい

今回取り上げるのは、こんなデータです。

スクリーンショット 2017 06 08 13 11 43

 

店舗ごとの取引先と取引金額をまとめた表ですが、データを分析するには致命的な欠陥があります。

そう、店舗名が各店舗1箇所にしか入力されていないのです。

このままでは、店舗ごとに取引金額を集計したり、逆に取引先ごとに金額を集計するのに不便です。

 

この表をこのように加工したいというのが、今回のテーマです。

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空白のセルに1個上の店舗名を一気に入力したいわけです。

こうすれば、ピボットテーブルを使って、自由自在に集計できますね。

 

この表の程度であれば、手作業でコピペしてもどうってことはないですが、データの件数が500とか1000となったらどうでしょう。

手作業ではイヤになってしまいますよね。

そんな場合でも、あっという間にできる方法を以下でご紹介しましょう。

 

具体的なやり方

まず、対象範囲(このサンプルではA列)を選択します。

スクリーンショット 2017 06 08 12 44 55

 

次に、キーボードの「CTRLキー+G」を押します。

するとウインドウ(ジャンプ)が出てくるので、「セル選択」をクリックします。

スクリーンショット 2017 06 08 12 49 18

 

選択オプションが出てくるので、「空白セル」を選択し、OKを押します。

スクリーンショット 2017 06 08 12 52 00

 

すると、空白のセルだけが選択された状態になります。

スクリーンショット 2017 06 08 12 56 04

 

アクティブセル(反転していないセル、この例ではA4)に1つ上のセル番地(A3)を入力します。

スクリーンショット 2017 06 08 13 02 25

 

そして最後に、(ココが重要)CTRLキーを押したままEnterキーで入力確定します。

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すると、まぁなんていうことでしょう(笑)

すべての空白セルに、1個上のセルの内容がコピーされています。

これですべてのデータに店舗名を紐付けることが出来ました。

こうなれば自由自在にデータを分析することが出来ますね。

 

おわりに

以上、知ってると便利なエクセルの小技を紹介しました。

今回ご紹介したこのテクニック、じつは今月僕が仕事をする中で知ったものです。

 

お客様から受け取ったデータが上のような形式で、このままでは集計に使えない。

しかもデータの件数が数千件もあり、コピペではとても対応できない。

なにかうまい方法はないか、と調べるうちにたどり着いたのがこちらの方法です。

みなさまの参考になれば幸いです。

 

今日はこんなところで。

それではまた。

 

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ABOUTこの記事をかいた人

東京都世田谷区で開業している公認会計士・税理士です。大手監査法人、M&Aコンサル、税理士法人を経て2016年9月に独立開業しました。妻と息子の3人暮らし。海外サッカーと囲碁が大好き。英語、数学を勉強中。 ブログでは、税務・会計の話題や仕事術、日々の出来事などを気ままに綴ります。