厳選!士業が今すぐ使うべきWebサービスはこれだ!

テクノロジーの進歩は日進月歩。

今回は、士業ビジネスの生産性に大きく寄与するWebサービスを紹介します。

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はじめに

9月の独立開業まで、残すところ1ヶ月。

事務所の業務内容はほぼ固まり、ホームページの制作も目処が立ってきました。

そこで、いま考えているのが業務の具体的な進め方。

僕のようなひとり税理士での開業の場合、細々とした雑務を含めてすべて一人でこなさなければなりません。

ひとりビジネスでは、時間単価(時給)が生産性に直結しますので、出来る限り業務の効率化を進める必要があります。

そこで手助けとなるのが数々のWebサービス。

フリーランスやスモールビジネスが業務効率化を図るうえで、便利なサービスがたくさん存在します。

今回はその中から、顧客とのコミュニケーションを効率化してくれる選りすぐりのサービスを紹介します。

 

チャットワーク

その名のとおりチャットアプリです。

ビジネス版のLINEと考えればよいでしょう。 

チャットワーク(ChatWork)|ビジネスが加速するクラウド会議室

顧客との連絡にはメールを使うケースが多いと思います。

僕の勤務先事務所でも、いまだにメールがメインです。

 

しかし、メールの使用には以下の問題があると考えています。

  • 履歴を時系列で管理しづらい
  • メールが迷子になってしまうことがある
  • 暗号化されていないため、情報漏洩のリスクがある
  • 誤送信を取り消せない

 

 これらの問題は、チャットワークを使用することで解決することができます。

  • 顧客ごとのチャットの内容を一覧できる
  • 顧客ごとにまとまっているので、迷子になることがない
  • 送受信は暗号化されているのでセキュリティが安心
  • チャットは送信後でも修正、削除が可能

 

また、メールだとどうしても手紙のように堅苦しい文章になり、メッセージの作成にも時間がかかってしますのですが(私だけでしょうか?)、チャットだともう少しカジュアルな文体でのやりとりが可能です。

メールよりもメッセージ作成の敷居が低いので、気軽にコミュニケーションをとることができます。

(もちろんお客様相手なので、気軽にといっても限度がありますが・・・)

 

その他にも、以下の特徴があります。

  • 迷惑メールが届かない
  • 音声通話やビデオ通話が可能
  • タスク機能がある

特に音声通話やビデオ通話の機能があるというのは大きな利点です。 

これまで遠方のお客様とはスカイプを利用していましたが、そのためだけにスカイプのアカウント取得やインストールをお願いするのが億劫でした。

あまりITに通じていないお客様の場合、そういった作業が難しく、電話越しでの説明で不便をお掛けすることも多かったのです。

チャットワークさえ導入してしまえば、日常のコミュニケーションのほぼすべてをカバーできるというのは、大きなメリットです。

 

 Dropbox

言わずと知れたオンライン・ストレージサービスです。

Dropbox

利用している方も多いでしょう。

Dropboxにはフォルダを他人と共有できる機能があります。

Dropbox でデータを共有する方法に関して知っておきたい 7つのこと
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この機能を利用すると、顧客との電子データのやりとりが驚くほど簡単にできます。

 

これまで、会計データや証憑資料はメール添付で受け取ることが多かったのですが、

  1. 添付データをローカルディスクに保存
  2. データをパスコードで復号
  3. データを確認、修正
  4. データをパスコードで暗号化
  5. メールを作成し、データ送信

というステップを踏む必要がありました。

パスコードの設定が煩わしいですし、いちいちメールを送受信するのも面倒です。

また、誤送信による情報漏洩のリスクもあります(メールは送信してしまったら取り消すことが出来ません)。

 

この点、Dropboxを利用すれば、お客様との共有フォルダにデータを格納するだけでOKです。

万が一、格納フォルダを誤った場合でも、即座に正しいフォルダに移し替えれば大きな問題にはなりません。

 

なお、クラウドにお客様データを置くことに抵抗がある方もいると思います。

Dropboxでは高度なセキュリティ対策が取られているようですが、心配な方は、Dropboxに格納したデータは、お客様が受け取ったあと、直ちに削除する運用にすると良いでしょう。

 

Zoom

はじめて聞く方も多いと思います。

ZoomはWeb会議システムです。

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing

Zoomには、以下の特徴があります。

  • アカウント無しで利用できる
  • 接続が安定している
  • 複数人で利用できる
  • ホワイトボード機能がある

 

特筆すべきは、アカウント無しで利用できる点です。

チャットワークやスカイプでもビデオ通話は出来るのですが、それにはアカウントを取得して貰う必要があります。

僕の場合、お客様には原則チャットワークのアカウントを取得してもらうつもりですが、お客様以外の方(たとえば他の士業の方など)とWeb会議を持ちたい場合、 わざわざアカウント取得してもらうのは難しい場合があります。

その点、Zoomではメールで接続先のリンクを送れば、クリックひとつで会議室へ繋がることが出来ます。

 

その他にも、他の同様なサービスに比べて、Zoomには優れた点があります。

Zoomの詳細についてはこちらに詳しくまとめられていますので、ご参照ください。

Zoom革命 | Zoomで世界中に散らばっている志のある人たちのハートを繋げて共創し、...
Zoom革命の田原です。 私は、コミュニケーションの在り方が、世界の在り方を決めていると考えています。 そのため、Zoomなどのオンラインコミュニケーション技術の登場...

 

おわりに

以上、3つのWebサービスを紹介しました。

いずれも僕自身が、独立後に使っていきたいと考えているサービスです。

これからも日々進化するサービスを貪欲に取り入れていきたいと思います。

 

今日はこんなところで。
それではまた。

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■Editor’s Note

昨日は週末出社で、IFRS適用の最終打ち合わせ。

決算発表まで1週間を切り、ピリピリムードです。 

■Today’s article

 Mass Killings May Have Created Contagion, Feeding on Itself

多発している集団殺人事件についての分析記事。NYT紙。

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ABOUTこの記事をかいた人

東京都世田谷区で開業している公認会計士・税理士です。大手監査法人、M&Aコンサル、税理士法人を経て2016年9月に独立開業しました。妻と息子の3人暮らし。海外サッカーと囲碁が大好き。英語、数学を勉強中。 ブログでは、税務・会計の話題や仕事術、日々の出来事などを気ままに綴ります。