増え続ける書類にどう対処するか?僕の資料整理法

Stack of papers

日々増え続けるおびただしい量の書類。

整理を怠っていると、机の上はあっという間に書類に埋め尽くされてしまいます。

押し寄せてくる書類の洪水にどう対処するか。

僕の方法を紹介します。

 

方法は1つだけ。押出ファイリング。

僕の書類整理メソッドはただ1つ、「超」整理法で提唱されている「押出ファイリング」です。

野口教授の「超」整理法は、資料整理法の古典といえる名著ですが、若い読者の中にはご存知ない方もいるかもしれません。

押出ファイリングの方法は、

  • すべての書類を角2封筒に入れる
  • 書類を入れた封筒を時間順に本棚に並べる
  • 取り出した封筒は使用後、本棚の左端に戻す
  • 内容による分類はしない

というものです。

内容による分類はせずに、ひたすら時間順に並べるという点に特徴があります。

 

今でも、資料は内容別に分類すべきという考えは根強いと思います。

これを否定して、内容による分類は不要(というより不可能)、資料は時間順に管理すべきとしたのが、「超」整理法の新しさです。

 

僕はこの1年ほど、押出ファイリングで書類を管理していますが、この方法に切り替えてから書類整理の手間が著しく減りました。

 

時間順による整理はなぜ合理的か?

とはいえ、ただ時間順に書類を並べるだけで整理したことになるのか、必要な書類をあとで見つけられるのか、と思うかもしれません。

これが全く問題ないのです。

理由は2つあります。

ポケット1つ原則

ひとつは、探している書類は必ず本棚の中にあるからです。

一般に、人は内容や重要度に応じて、書類の置き場所を変えているケースが多いと思います。

たとえば、パスポートやマイナンバーカードは金庫の中、お客様からの預り書類はキャビネット、家電の取扱説明書は机の引き出しなど・・・

 

一方、押出ファイリングではすべての書類を角2封筒に入れて、本棚に収納します。

したがって、本棚を探せば、必要な書類は見つかるのです。

万が一、見つからない場合は、誤って捨ててしまったということで、別途の処置を考えるしかありません。

 

この最後の「書類が存在しない」ことを証明できるのが、この方法論のすごいところです。

一般に、「何かが存在しない」ことの証明は「悪魔の証明」と呼ばれ、極めて証明の難しい問題です。

書類を複数の場所に保管していると、1箇所探して見つからなかったとしても、他の保管場所に存在する可能性を排除できません。

しかし、ポケット1つ原則に基づく「押出ファイリング」では、唯一の保管場所である本棚を探して見つからなければ、その書類は存在しないことが証明できるのです。

書類が見つからないというのは不幸なことですが、捜索を打ち切って別途の対応策を考えることが出来ます。

存在しない書類を探し続けるという無駄なコストを払わずに済むのです。

 

時間軸検索の強力さ

もうひとつは時間軸による検索が極めて強力なことです。

僕が仕事で使用する書類の殆どは、最近使用したものの再利用です。

クライアントとの打ち合わせ資料だったり、提案書だったりします。

最近使用した書類は押出ファイリングの左側にあるので、そのあたりを探せば数秒で見つかります。

 

また、古い書類であっても、いつ頃使用したかは大抵記憶にあるので、あるところより右にはないことは大体わかります。

したがって、押出ファイリングの左から右まで隈なく探さなくても、大抵の場合は目的の書類は見つけられるのです。

 

実践!押出ファイリング

それでは、具体的に押出ファイリングの実践法を紹介します。

 

まず角2封筒を用意します。

封筒は新品ではもったいないので、ぼくの場合、事務所で廃棄予定だった封筒をもらってきて利用しています。

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角2封筒の上部をハサミで切り落とします。

書類を中から取り出すときに邪魔なためです。

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封筒に書類を入れます。

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封筒の右下に、日付と書類名を入れます。

書類名はあとで書類を探す際に重要ですので、なるべく具体的に記載しましょう。

ここでは、A社消費税資料と記載します。

IMG 20160818 214251

 

封筒を本棚に入れます。

僕は自宅では本棚に格納スペースがないため、各2封筒が入れられる収納ボックスを利用しています。

使ってるボックスは3個程度。この程度の量であれば、書類の検索にもほとんど時間はかかりません。

IMG 20160818 214330

 

これだけです。

書類を封筒に入れて、日付と書類名を入れるだけですから時間もかかりません。

 

以前は、書類をスキャンしてエバーノートに保存してたんですが、スキャンが面倒で続きませんでした。

いまは、紙の書類の整理はこの方法に落ち着いています。

 

今日はこんなところで。
それではまた。

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■Editor’s Note

今日は後任担当者への引き継ぎ。
今月末の退職に向けて、 お客様に迷惑をかけることがないよう万全を尽くします。

■Today’s article

Uber ‘to introduce self-driving cars within weeks’

Uberが自動運転車を導入へ。

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ABOUTこの記事をかいた人

東京都世田谷区で開業している公認会計士・税理士です。大手監査法人、M&Aコンサル、税理士法人を経て2016年9月に独立開業しました。妻と息子の3人暮らし。海外サッカーと囲碁が大好き。英語、数学を勉強中。 ブログでは、税務・会計の話題や仕事術、日々の出来事などを気ままに綴ります。