会計事務所にFAXは必要か?

 

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会計事務所にFAXは必要でしょうか?

考えてみました。

 

FAXの使用頻度

税理士法人に勤務して6年が経ちますが、FAXを使用した経験は数えるほどしかありません。

おそらく年に1〜2回くらいでしょうか。

しかも、ほとんどがこちらから送信するケースで、お客様からFaxを受信することはまずありません。

 

現状、お客様との資料のやり取りは、ほとんどの場合メール添付です。

紙の資料もPDF化してメール送信しています。

 

データ容量の関係でメール送信が難しい場合には、外部のダウンロードサービスを使っています。

僕が使っているのは、こちらのサービス。

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300MBまでなら無料で利用できます。

 

Dropboxでのデータ共有

とはいえ、メール添付でデータをやりとりをするのは煩わしいものです。

誤送信のリスクや、送受信を繰り返すうちに、どれが最終版かわからなくなってしまうこともあります。

 

そこで、独立後はDropboxでデータを共有しようと考えています。

Dropboxには、以下のように他のユーザーとフォルダを共有する機能があります。

Dropbox でデータを共有する方法に関して知っておきたい 7つのこと
必要なファイルをクラウドに保存しておけるオンラインストレージをメインの機能として全世界で 4 億人の方にご利用いただいている Dropbox。Dropbox に様々な便利な機能...

 

この機能を利用すれば、必要なファイルを共有フォルダに入れておけば、瞬時にお客様とデータを共有できるのです。

 

どうしてもFAXが必要な場合

どうしてもFAXを使わざるを得ないケースとして考えられるのが、税務署や都税事務所への書類送付です。

税務署などは基本的にメールでのデータ送信を認めておらず、書類を送る場合はFAXか郵送になります。

したがって、急ぎの場合はFAXを使わざるを得ません。

 

こういう場合は、以下のようなPC-FAXか、あるいはコンビニFAXを使う方法があります。

インターネットファックスの(e Fax)ホームページ
ファックスの受信と送信をEメールで行える「インターネットFax」を提供するeFaxのホームページです。30日間の無料トライアルで今すぐ外出先でもファックスがご利用でき...

 

eFax はインターネット上でFaxを送受信できるサービス。

Fax送信したい書類(PDF等)をメールに添付して送信すると、相手のFaxに送ることが出来ます。

相手から送られてきたFaxは登録しておいたメールアドレスで受信できるため、PCやスマホで確認することが出来ます。

 

大変便利なサービスなのですが、月額1,500円の費用がかかります。

これをどう考えるかですね。

コンビニFAXを利用することもできますが、お客様の機密情報をコンビニから送信するのも躊躇します。

 

ぼくの場合、急ぎでなければ郵送、急ぎの場合にはPC-FAXを利用するということになりそうです。

 

FAXを導入するか?

PCやスマホといったデジタルデバイスと比較すると、FAXは2世代、3世代前の技術なのですが、なかなか無くなりません。

税理士業務を行う限り、税務署とのお付き合いは避けられませんので、 FAXの使用を完全になくすことは出来なそうです。

 

僕は、当面の間、事務所にFAXを置くつもりはありません。

そもそも自宅兼事務所なので、大きな複合機を置くスペースがありません(笑)。

どうしてもFAX送信が必要な場合、上述のとおりPC-FAXを使用するつもりです。

 

FAXという時代遅れのデバイスは早く無くなって欲しいです。。

 

今日はこんなところで。
それではまた。

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■Editor’s Note

昨日は会社の有志による送別会に出席。
いい仲間に出会えて良かった。
この縁は今後も大切にします。

■Today’s article

今日はお休みします。

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ABOUTこの記事をかいた人

東京都世田谷区で開業している公認会計士・税理士です。大手監査法人、M&Aコンサル、税理士法人を経て2016年9月に独立開業しました。妻と息子の3人暮らし。海外サッカーと囲碁が大好き。英語、数学を勉強中。 ブログでは、税務・会計の話題や仕事術、日々の出来事などを気ままに綴ります。