机に引き出しは要らない!書類整理の要諦は見える化にあり!

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はじめに

8月末の退職に向けて身の回りを整理しています。

今日は事務所のデスク周りの不用品を処分。

机の引き出しから大量の不要書類が出てきました。

 

机の引き出しをうまく使えない。

オフィスのデスクには、必ず引き出しがついています。

デスクワゴンといわれるもの。

こういうやつです。

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僕はこれがうまく使えないんです。

とりあえず使い終わった資料を引き出しに入れていくのですが、スペースがあまりないので、うまく分類できない。

さらにそのうえに新たな書類を入れていくので、引き出しの中はどんどんグチャグチャに。

そしていつの間にか、こんな風になってしまいます。

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もはやどこに何の資料があるのか、すぐには分かりません。。

また、引き出しが足元の低い位置にあるので使いずらいんですよね。

 

机に引き出しは要らない。

僕は机に引き出しは要らないと思っています。

というか、引き出しは書類を隠すためのもので、整理するには適していないと思っています。

なぜなら、

  • 収納スペースが全然足りない
  • 腰をかがめないとモノを取り出せず、使い勝手が悪い

そしてなにより問題なのは

  • 書類が見えなくなるので、そのうち仕舞ったことを忘れてしまう

という点です。

 

書類を片付けたあとしばらくして、「あの書類どこにしまったかな?」ということがあります。

事務所のキャビネットを探しまわっても見つからない。

周りの人に聞いても知らないという。

あちこち探し回った挙句、机の引き出しを漁ってみると、引き出しの底から出てくるということが良くあります。

 

こういうことになるのも、書類が引き出しの中に隠れてしまっているからです。

目につく場所にあれば、書類探しに時間を取られることはないはずです。

 

書類整理の要諦は見える化にある。

僕の書斎にはデスクワゴンは置いてありません。

引き出しで書類整理はできないと分かったからです。

その原因は、片付けた書類が見えなくなる点にあります。

 

僕の書類整理の方法は、先日紹介した「押し出しファイリング」です。

増え続ける書類にどう対処するか?僕の資料整理法
日々増え続けるおびただしい量の書類。整理を怠っていると、机の上はあっという間に書類に埋め尽くされてしまいます。押し寄せてくる書類の洪水にどう対処するか。僕の...

 

「押し出しファイリング」であれば、整理した書類は常に書棚の「見える」場所にあります。

そして、そこにしかないので、資料探しに明け暮れることもありません。

 

「押し出しファイリング」を始めてから、資料が見つからないと探し回ることはなくなりました。

「見える化」の威力を感じます。

読者の皆さんの参考になればうれしいです。

 

今日はこんなところで。

それではまた。

 

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■Editor’s Note

今日は事務所で引継&身の回りの整理、不用品の処分など。
いらないものが大量に出てきました。
なかには、賞味期限をとっくに過ぎたお菓子なども・・・

■Today’s article

安倍昭恵さんが真珠湾を訪問。Japan Times。

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ABOUTこの記事をかいた人

東京都世田谷区で開業している公認会計士・税理士です。大手監査法人、M&Aコンサル、税理士法人を経て2016年9月に独立開業しました。妻と息子の3人暮らし。海外サッカーと囲碁が大好き。英語、数学を勉強中。 ブログでは、税務・会計の話題や仕事術、日々の出来事などを気ままに綴ります。